Info til foreninger
Del

Cookies

Vi bruger cookies til statistik og nogle indstillinger på hjemmesiden.

Du kan læse mere om vores cookies her.

Ved at trykke "Ok,forstået!" giver du accept til vores brug af cookies.

Ok, forstået!

Vejledning foreninger

Datatilsynet har netop offentliggjort en ny vejledning udarbejdet af Justitsministeriet, som er målrettet frivillige foreningers behandling af personoplysninger.

Vejledningen kan findes her: https://www.datatilsynet.dk/presse-og-nyheder/nyhedsarkiv/2019/jan/ny-vejledning-skal-hjaelpe-foreninger/

Der er ikke egentligt nyt ift. de informationer, der tidligere er sendt ud til håndboldklubberne, men DHF opfordrer alligevel alle klubber til at læse vejledningen, som blandt andet indeholder en lang række praktiske eksempler.

DHF har gennemgået vejledningen og klubbernes opmærksomhed henledes særligt på følgende:

  • Afsnit 2.6 om det retlige grundlag for at behandle personoplysninger om klubbens medlemmer (side 4)

Klubber skal definere på hvilket retligt grundlag de behandler personoplysninger om deres medlemmer i de forskellige situationer (medlemsregistrering, kontingentopkrævning, billeder m.v.). Det behøver ikke være det samme grundlag for alle situationer, og det er vigtigt at huske, at samtykke langt fra er nødvendigt i alle situationer.

Det fremgår af vejledningen, at foreninger i langt de fleste tilfælde kan behandle almindelige personoplysninger (dvs. ikke følsomme oplysninger) om deres medlemmer på baggrund af den såkaldte interesseafvejningsregel. Dette er korrekt, men det er DHF’s opfattelse – som deles af en lang række andre forbund og jurister – at det mest relevante retlige grundlag for behandling af almindelige personoplysninger om klubbens medlemmer er ”opfyldelse af en kontrakt” (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b), idet medlemmer med deres medlemskab i klubben indgår i en aftalerelation, og det derfor er nødvendigt for klubben at behandle personoplysninger i forbindelse med medlemsregister, kontingentopkrævning m.v.

Dér, hvor interesseafvejningsreglen anses for mest relevant, er i forbindelse med f.eks. situationsbilleder på klubbens hjemmeside m.v. og behandling af personoplysninger, som ikke sker med henblik på administration af medlemsskabet. Se eksempler i vejledningen, side 4 -6.

Udover interesseafvejningsreglen og opfyldelse af kontrakt, vil et tredje relevant retsgrundlag være samtykke. Dette er dog kun aktuelt i forbindelse med f.eks. portrætbilleder på hjemmesiden, behandling af helbredsoplysninger m.v. Se nærmere på side 5-6 og 11ff.

Det er vigtigt, at klubberne definerer retsgrundlaget for de forskellige situationer, hvor der behandles personoplysninger om medlemmerne – og herunder kun indhenter samtykke dér, hvor det er påkrævet.

Retsgrundlaget skal fremgå af klubbens oplysningstekst til medlemmerne.

  • Brug af billeder – med og uden samtykke

Vejledningen indeholder en række eksempler, som beskriver, hvornår klubben bør indhente samtykke, og hvornår brug af billeder kan ske i henhold til interesseafvejningsreglen (og dermed uden samtykke).

Se eksempel 2 og 3 på side 5 og Q&A vedrørende billeder på side 15-17.

  • Behandling af følsomme personoplysninger / strafbare forhold / CPR-nr.

I visse tilfælde har klubber brug for at behandle følsomme personoplysninger – hovedsageligt helbredsoplysninger – om medlemmer. Læs mere om, hvornår det er tilladt på side 12

På side 14 er der vejledning om børneattester, mens der på side 18 er information om behandling af CPR-nr.

  • Hvem i foreningen er dataansvarlig

Vejledningen indeholder på side 20 en beskrivelse af rollen som dataansvarlig. Vær opmærksom på, at det ikke er en bestemt person i klubben, som er juridisk ansvarlig (som det lidt misvisende kan udledes af linje 1-2), men derimod foreningen som juridisk enhed, der er dataansvarlig og kan ifalde ansvar for manglende efterlevelse af reglerne.

  • Databehandlere

Det er vigtigt, at klubberne har styr på alle databehandlere, f.eks. leverandører af medlemsadministrationssystem m.v. Se eksempler på databehandlere på side 26-27.

  • Tilstrækkelig sikkerhed

Foreningens håndtering af sikkerhed er beskrevet nærmere på side 22-24.

Vælg forbund

Luk

Hjælp os med at gøre håndbold.dk bedre og vind landskampsbilletter

Vi udvikler løbende vores hjemmeside og vil gerne have din mening. Brugerundersøgelsen tager kun 3-4 minutter.
Start
Nej, tak!