GDPR (Persondatapolitik)
Del

Cookies

Vi bruger cookies til statistik og nogle indstillinger på hjemmesiden.

Du kan læse mere om vores cookies her.

Ved at trykke "Ok,forstået!" giver du accept til vores brug af cookies.

Ok, forstået!

IT Politik

Dansk Håndbold Forbund’s IT politik

 

Indledning

DHFs IT politik har til formål at beskytte og sikre virksomhedens data og systemer. Politikken skal desuden bidrage til at beskytte virksomhedens værdier og omdømme.

For at sikre videndeling i virksomheden og for at sikre bedst mulig kommunikation, skal alle medarbejdere anvende de informationssystemer, som DHF stiller til rådighed efter virksomhedens anvisning.

Password

  • Password er personligt og må under ingen omstændigheder udleveres til andre.
  • Password skiftes hver 3. måned (systemet beder om nyt password automatisk).
  • Passwords kan ikke genbruges.
  • Hvis kontoen er låst (fejl ved login fx tre forkerte indtastninger) åbnes kontoen efter 15 min. Inden for arbejdstid ringes til Helpdesken på 70251136 for at få åbnet.

 

Adgang til systemer, programmer og information

Medarbejderen må ikke uden tilladelse:

  • Købe programmer til brug i DHF uden tilladelse.
  • Bruge programmer/software uden at der er betalt for retten til at anvende dem.
  • Forsøge at skaffe sig adgang til, søge i eller kopiere systemer og/eller data.

 

DHF benytter kun ægte og licenserede programmer.

 

Følgende er DHFs ejendom

  • Alle data i diverse vidensbanker, regneark, udtrækslister etc.
  • Alle systemer og/eller data udviklet til brug for DHF.

 

Backup /sikkerhedskopiering

  • IT-afdelingen sikrer, at der tages backup af data på alle netværksdrev, e-mails og systemer.
  • Den enkelte medarbejder er ansvarlig for at tage backup af data, der gemmes på eksterne drev, fx usb-nøgle, mobiltelefon, tablet eller på lokalt drev på computer. Fællesdrev skal benyttes i videst muligt omfang.
  • Hvis IT-afdelingen vurderer, at arbejdsstationen skal reinstalleres, sker dette uden hensyntagen til data gemt lokalt.

 

Sikkerhed

Alle medarbejdere er ansvarlige for sikkerheden på arbejdspladsen og skal derfor følge disse regler:

  • Computeren skal slukkes, når medarbejderen går hjem.
  • Computeren skal låses, når pladsen forlades (windows knap + L).
  • Hvis DHFs systemer tilgås fra ekstern computer, skal medarbejderen huske at logge af og lukke browser ned efter brug.
  • Der skal være lås på alle mobiltelefoner, som synkroniserer mail/kalender, da disse data ellers ligger helt frit hvis man mister mobiltelefonen.
  • Det er ikke tilladt at tilgå eller sende materiale fra DHFs systemer, der har pornografisk, politisk/religiøst ekstremistisk eller diskriminerende indhold, ligesom indhold af mails skal afspejle gensidig respekt og høflighed.

 

Internet

Internettet skal ses som et hjælpemiddel og en vigtig informationskilde til løsning af medarbejdernes daglige arbejdsopgaver. Følgende regler gælder for brug af internettet:

  • DHF forudsætter, at medarbejderens private brug af internettet ikke medfører en forringet arbejdsindsats, og at medarbejderen agerer loyalt overfor DHF ved brug af internettet.
  • Det er i strid med DHFs politik at viderebringe materiale fra pornografiske hjemmesider eller hjemmesider, der er af politisk/religiøst ekstremistisk eller diskriminerende karakter.
  • Det er ikke tilladt at besøge hjemmesider, som udløser betalingsforpligtelser for DHF.
  • Der må ikke downloades programmer fra internettet, medmindre der er truffet særskilt aftale med den IT-ansvarlige herom

 

E-mails samt øvrige kommunikationsplatforme, herunder Skype-meddelelser

  • E-mails og øvrige kommunikationsplatforme m.v. (fx Skype) er arbejdsredskaber.
  • Brug af e-mails m.v. i ikke-arbejdsmæssig sammenhæng må ske i det omfang, det er foreneligt med det daglige arbejde.
  • Medarbejderne må ikke sende e-mails m.v., der indeholder pornografisk, politisk/religiøst ekstremistisk eller diskriminerende materiale.

 

Virus og spam

For at undgå hackerangreb, systemnedbrud og lignende skal medarbejderen overholde følgende:

 

  • Brug sund fornuft og dømmekraft inden der åbnes e-mails fra ukendte afsendere
  • Åbn Ikke vedhæftede filer af ukendt karakter.
  • Klik ikke på links i mails fra fx ”Skat” eller din bank.
  • Benyt knappen ’uønsket mail’ i Outlook for at rydde op i spam.
  • Undlad at videresende massemails om virus eller spam-advarsler, da disse ofte er spam/virus i sig selv.

 

E-mails m.v. i forbindelse med fratrædelse

  • Det er medarbejderens ansvar, at private e-mails, Skype-beskeder m.v. bliver slettet i forbindelse med ansættelsesforholdets ophør.
  • Private meddelelser, der ikke er slettet ved ansættelsesforholdets ophør, bliver slettet af DHF.
  • DHF beslutter, hvornår medarbejderens e-mail-konto, herunder evt. andre kommunikationsplatforme, skal lukkes. Kontoen lukkes dog senest 12 måneder efter medarbejderens fratrædelse.
  • Meddelelser, der modtages efter ansættelsesforholdets ophør og indtil lukning af medarbejderens e-mail-konto m.v., vil blive åbnet af DHF, og kun få betroede medarbejdere vil have adgang.
  • Private meddelelser, herunder fx e-mails, der er markeret som ”privat”, ”personligt” eller på anden måde angives at have et privat indhold, vil ikke blive åbnet.
  • Efter at medarbejderens e-mail-konto m.v. er lukket, vil al post sendt til den pågældende konto tilgå DHFs administrator-konto.
  • Snarest muligt efter medarbejderen har forladt arbejdspladsen, og medarbejderen ikke længere har adgang til e-mail-kontoen m.v., indsætter DHF et auto-svar med oplysning om, at medarbejderen er fratrådt samt eventuel anden relevant information.
  • Indtil e-mail-kontoen m.v. er lukket bliver den alene benyttet til modtagelse af meddelelser. Eventuelt modtagne private meddelelser kan dog videresendes til den fratrådte medarbejders private e-mail-konto.
  • Oplysninger om e-mailadresse og øvrige kontaktoplysninger bliver hurtigst muligt fjernet fra DHFs hjemmeside og andre offentligt tilgængelige informationssteder.

 

DHFs adgang til e-mail-postkasser m.v. og logning af internetbrug

  • DHF ønsker ikke systematisk kontrol og overvågning af medarbejdernes e-mails, herunder andre kommunikationsplatforme, fx Skype, og internetbrug. En målrettet kontrol eller overvågning af en enkelt medarbejders anvendelse af e-mails m.v. og internet, vil derfor som udgangspunkt ikke finde sted.
  • Ved konkret mistanke om misbrug, kan kontrol og/eller overvågning af en enkelt medarbejders anvendelse af e-mails m.v. og internet blive aktuel.
  • I tilfælde af kontrol eller overvågning, vil medarbejderen efterfølgende blive informeret om baggrunden herfor, hvem der har deltaget samt om resultatet og konsekvenserne heraf. Kontrol og overvågning vil blive foretaget af den IT- og den HR ansvarlige, som begge vil være underlagt tavshedspligt.

 

Mobiltelefoner

  • Der skal være lås på alle mobiltelefoner, som synkroniserer mail/kalender eller i øvrigt tilgår virksomhedens systemer.
  • Forud for indkøb/bestilling af en mobiltelefon, skal medarbejderens leder godkende købet.
  • Når en medarbejder stopper i DHF, træffes der aftale om en evt. aflevering af mobiltelefonen.
  • Mister medarbejderen sin mobiltelefon, skal medarbejderen kontakte sin teleudbyder for at få spærret simkortet.
  • Når en medarbejder er i udlandet, skal mailsynkroniseringen sættes til manuel. Medarbejderens telefoni og dataforbrug i udlandet skal holdes på et rimeligt niveau ellers skal der foreligge en aftale med nærmeste leder.

 

BYOD – Bring your own device

Det er tilladt at bruge private enheder, fx en privat iPad eller telefon, som arbejdsredskab, hvis:

  • Automatisk skærm-lås er aktiveret.
  • Medarbejderen står selv for support og reparation af udstyret.
  • Medarbejderen bærer selv omkostningerne til evt. reparation. DHF stiller ikke en erstatningsenhed til rådighed.

 

Manglende overholdelse

Manglende overholdelse af denne politik, kan få ansættelsesretlige konsekvenser, i form af advarsel, opsigelse eller bortvisning afhængig af overtrædelsens karakter.

Vælg forbund

Luk